Mes a mes se definen "resultados esperados" a los que llamamos iniciativas. Estas, se deben cumplir a 30 días, deben estar alineados con un objetivo mayor, y a su vez, coherentes con la visión que se haya identificado en tu organización. Al ser iniciativas de corto plazo, que otorgarán resultados tangibles, se podrán medir fácilmente. Y por otro lado, al ser específicos, realistas y alcanzables, permiten demostrar de forma clara una mejora, que por menor que sea, nos posiciona en una situación mejor a la anterior. De esa forma, la mejora es continua y el ritmo consistente.

Es un documento que representa el camino que debe recorrer una organización de su estado actual al deseado desde tres puntos de vista: cuáles son las tecnologías que debe adoptar para competir y aumentar su productividad; qué metodologías se deben implementar para mejorar la gestión de proyectos internos y externos; y por último, cuáles son las acciones que debe llevar a cabo para posicionar su empresa en el mundo digital de clientes actuales y potenciales.

El plan de acción consiste en la lista detallada de actividades, tiempos estimados, presupuestos y equipo necesario para llevar a cabo la ejecución de la hoja de ruta, considerando los tres aspectos: adopción de tecnología, definición de estrategia de posicionamiento digital y adopción de metodologías para la gestión de proyectos internos y externo.

Hoy en día se puede automatizar prácticamente cualquier actividad no sólo repetitiva, sino también aquellas que requieren la toma de una decisión, razonamiento o análisis. Se pueden automatizar procesos vinculados a las cobranzas y pagos, a la toma de pedidos, liquidaciones de sueldos o pagos, entrada y salida de mercadería, control de stock, rendición de gastos, atención al cliente, procesos de compra y de venta; también procesos que involucren movimientos en sus estructuras físicas, procesos que requieran la lectura de indicadores analógicos (como clima, humedad, temperatura), control de salidas y entradas de vehículos, entre muchísimos otros.

Es importante saber que hoy en día la tecnología está democratizada, lo que significa que las micro empresas pueden acceder a tecnologías que antes solo lo podían hacer las grandes organizaciones. Qué tecnología podrías adoptar depende de tu hoja de ruta, tus necesidades y tus posibilidades. Lo importante es no asumir que se conocen todas las opciones, saber que la mayoría de las soluciones ya están inventadas y que principalmente se trata de contar con las opciones para tomar decisiones informadas.

Por mencionar algunos ejemplos de las tecnologías que se pueden adoptar: Inteligencia Artificial para automatizaciones o análisis complejos, Herramientas de Business Analysis (BA) y Business Intelligence (BI), RFID para control y gestión de activos físicos, robotizaciones, aplicaciones móviles internas, sistemas basados en suscripciones, tercerización de infraestructura (migrando a nubes), lectura y análisis de señales analógicas (desde texto a indicadores climáticos), entre muchas otras.

Es un conjunto de decisiones que debemos tomar para seguir cautivando los clientes que ya tenemos para evitar que se vayan con la competencia y captar otros nuevos. Todo esto a través de plataformas digitales, que son las que nos permiten llegar a clientes que pasan la mayoría del tiempo frente a un dispositivo móvil, como Meta, Google, TikTok, LinkedIn, entre otros. 

Porque de otra forma no se pueden medir los resultados de forma objetiva, ni monitorizar el rendimiento del equipo o mantener los presupuesto y tiempos asignados bajo control. Esto aplica a proyectos externos, pero sobre todo a proyectos internos, que son en la mayoría de los casos, lo que impide a una empresa lograr sus objetivos a tiempo. Las grandes organizaciones han adoptado metodologías y marcos de trabajo como PMI, Scrum o Kanvas desde hace muchos años, y esto tiene una importancia que las pequeñas empresas muchas veces no comprenden, pero una vez que la descubren se lamentan no haberlo hecho antes. 

Durante y luego de un proceso de transformación, es importante que tu organización sea capaz de gestionar y mantener el cambio en el tiempo. Y no sólo, continuar aprendiendo y evolucionando, sin depender puramente de terceras partes. El diseño, contratación y capacitación de recursos existentes o nuevos, es clave para la proyección tecnológica, de gestión y posicionamiento a futuro.